Importancia de los factores socio-emocionales en el trabajo en equipo virtual

Cuando trabajamos en equipos virtuales, gestionar las relaciones sociales y las emociones resulta un elemento indispensable para conseguir la eficacia.

En la comunicación electrónica:

  • La visibilidad es mucho menor.
  • No hay claves visuales → mayor percepción de “anonimato” y estamos separados físicamente.
  • La comunicación puede ser sincrónica (tiempo real) o asincrónica (en diferido) → y la gestión del tiempo es también un elemento fundamental.

Cuando nos comunicamos “online” a través de chat, no nos vemos, y toda la interacción se hace por escrito. La expresión de emociones o sentimientos existe pero es diferentea través de mensajes escritos.

Para que el equipo funcione bien necesitáis COMPARTIR Y ACORDAR cómo vais a transmitir vuestras emociones positivas y negativas.

Crear vuestro propio sistema de códigos, que todos entendáis y utilicéis de la misma forma → evitaremos los malentendidos.

En la comunicación escrita, el emisor controla las claves que utiliza para expresar emociones (p.e. emoticones, letras mayúsculas, la longitud del mensaje).

La emoción puede ser identificada con precisión y puede contagiar al resto de compañeros.

Cuando el emisor se siente positivo y optimista suele escribir:

  • más palabras
  • emite más mensajes,
  • utiliza menos la primera persona del singular y más la del plural,
  • llega a más acuerdos con los compañeros y
  • utiliza más adjetivos positivos y emoticones.

Las emociones negativas se expresan con:

  • mensajes más cortos,
  • utilizando más términos negativos
  • intercambiando mensajes a un ritmo más lento del habitual
  • con menos emoticones

Recursos para expresar las emociones en contextos virtuales

Las personas desarrollamos formas alternativas de transmitir información personal y emocional a través de comunicación mediada por ordenador, diferente a como lo haríamos cara a cara

La Teoría del Procesamiento de la Información Social afirma que en contextos virtuales comunicamos la información social a través del:

  • Contenido del mensaje
  • Estilo que utilizamos
  • Forma de gestionar el tiempo de mensajes verbales.

Los usuarios utilizamos las claves verbales para transmitir la información no verbal que se transmitiría normalmente en contextos cara a cara.

Los miembros del equipo virtual utilizamos y compartimos claves lingüísticas que sirven como sustitutos de la información no verbal para comunicarnos.

Los recursos disponibles para transmitir información social y emocional suelen ser de tres tipos:

  • Paralingüísticos
  • Temporales
  • Gráficos (usando emoticones)

El paralenguaje

Las señales paralingüísticas más utilizadas para transmitir información no verbal son:

  • la repetición de letrassss o signos de puntuación!!!!!
  • el uso de MAYÚSCULAS
  • el uso de espacios entre l e t r a s
  • el uso de asteriscos *

Veamos algunos ejemplos de cómo se usan…

  • Onomatopeyas (por ejemplo, «clic», «boom» y «boing»)
  • Sustitutos léxicos y sustitutos vocales (por ejemplo «hmmm» o «errrrr»)
  • Arreglos espaciales que incluyen letras dispuestas para hacer una imagen: ¯\_(ツ)_/¯
    Herramientas tales como espacios extra entre palabras para indicar pausa o desencadenar una palabra o una frase.
  • Manipulación de marcadores gramaticales (por ejemplo, signos de exclamación múltiples!!!!! o palabras escritas en MAYÚSCULAS)
  • Utilizar palabras de otros idiomas, acrónimos, palabras inventadas: cool, OK, LOL, Looser…
  • Se pueden combinar distintos tipos de paralenguaje para enfatizar, para mostrar ira, enfado o humor.

Estos recursos se utilizan más en mensajes que tienen carga emocional, extienden o amplían el significado de las palabras y añaden riqueza a las frases, matizando y personalizando el mensaje.

Pensar y valorar cómo lo estamos utilizando…

Claves temporales

Los silencios, la frecuencia de mensajes, el tiempo en contestar… Son también recursos que nos sirven para transmitir emociones.

EJEMPLO

Estás conversando con los miembros de tu equipo sobre la tarea que estáis realizando.
La conversación es fluida y todo va bien, hasta que haces una pregunta al grupo y …. ¿qué ocurre???….


Un compañero responde con rapidez, lo que te lleva a pensar que está atento y preparado.
Sin embargo, otro compañero no responde, se produce un silencio y una pausa larga en la conversación.


¿Qué piensas?
Hay múltiples interpretaciones… Fallo técnico; se toma más tiempo para responder con precisión; no entiende; no está de acuerdo… ????????????

Debemos saber que las pausas y los silencios son también parte del mensaje:

  • El silencio nos indica algo y es un componente no verbal importante.
  • La longitud de las pausas da el ritmo a la conversación, asociado con la capacidad de respuesta de nuestro interlocutor.
  • Retrasos en las respuestas son interpretados negativamente: decepción, falta de cumplimiento de expectativas.

Los silencios y pausas mal gestionadas pueden deteriorar las relaciones online.

  • Se producen malentendidos,
  • Se percibe al compañero menos receptivo y menos fiable
  • Crean frustración cuando no van seguidos de una rápida explicación

Procuro no usarlo o pregunto a mi interlocutor

Emoticones

Los emoticones también expresan contenido no verbal. Son símbolos gráficos que usamos para apoyar un mensaje, enfatizarlo o suavizarlo.

Funciones básicas:

  • Expresan un estado emocional con un rostro humano.
  • Se usan para influir en la interpretación del mensaje y apoyar la comunicación escrita.
  • Se usan para compensar la falta de información no verbal: entonación, gestos y/o movimientos corporales.
  • El mensaje que prevalece es el verbal, no lo contradice, lo complementa y mejora.
  • Si se incluye repetidamente → intensifica el significado.

Otras veces se utilizan en sustitución de una frase u oración completa → aumenta velocidad, continuidad o fluidez.

🤤 …indicaría que le gusta mucho el tema que se está debatiendo, sin emplear ninguna palabra.

😱 … indicaría que algo nos produce gran sorpresa, desconcierto o cierta preocupación.

También se utiliza como complemento del mensaje escrito y su significado → mayor expresividad.

Por ejemplo: «me alegro mucho del resultado» o ☺🙃

¡Como veis, somos muchos y
tenemos importantes funciones
en la comunicación virtual!!!

No obstante, ¡cuídanos porque sino al final nos volveremos poco útiles y dejaremos de existir!!! 😪

Uso de emoticones para regular la expresión de emociones

Intensificar las emociones positivas y disminuir la intensidad de las negativas.

Una vez que hemos aprendido a identificar y expresar emociones, el siguiente paso será aprender a regularlas, y después veremos cómo las expresamos en equipo.

La regulación emocional es una competencia que implica reflexionar sobre:

  • las emociones, propias y de mis compañeros,
  • considerar la información que acompaña a la emoción y
  • actuar, disminuyendo las emociones negativas e intensificando las positivas.

Para ello, podemos utilizar los recursos que hemos aprendido:

  • Podemos utilizar el humor ante una situación tensa, un malentendido, un conflicto. Así, podemos acompañar al texto del mensaje un emoticón, una repetición de letras, por ejemplo:

“Venga ha sido un malentendido¡”

  • Dirigirnos a los demás miembros del grupo por su nombre, o su Nick, nos hace sentirnos más próximos a ellos lo que facilita la comunicación.

El uso de la comunicación escrita nos permite reevaluar la situación, nos da un poco de tiempo para interpretar un mensaje, para buscar formas alternativas de interpretarlo, incluso puedo hacerlo de forma explícita y gestionar el tiempo:

“Como dijimos, voy a darme unos minutos para contestar tu pregunta…o para responder a lo que has dicho”.

Este recurso nos ayuda:

disminuirá la aparición de emociones negativas y
→ a favorecer la cohesión en el equipo.

Si quiero que tenga efecto, debo expresarlo y anticipar mi decisión a mi interlocutor.

Estrategias para regular la expresión de emociones

Intensificar las emociones positivas y disminuir la intensidad de las negativas.

Los EMOTICONES tienen cuatro importantes funciones reguladoras:

  1. Cuando acompaña a una firma → Función de «marcador» de la expresión facial del que firma.
    Indica una actitud positiva a la persona que envía el mensaje 😄
  2. Expresión de humor o ironía 😏
  3. Función fortalecedora o intensificadora de emociones positivas: saludos, gracias, cumplidos, valoraciones positivas.
  4. Función minimizadora/suavizadora de emociones negativas en situaciones conflictivas para el receptor:

El rechazo
«Lo siento, no puedo 😐»

Las demandas
«María, aunque sabemos que tu estilo de comunicación es CLARO y CONSISTENTE, estaría bien si clarificaras un poco más tu propuesta… 🤗»

Hacer correcciones
«Esta propuesta no es correcta, tienes que revisarlo mejor 😖»

Las quejas
«Ya no puedo más, es demasiado trabajo para mí 😳»

En estas situaciones, el emoticón se utiliza como protector para amortiguar la situación.

Es importante practicar el uso de emoticones siguiendo estas funciones dado que facilita la comunicación en grupo y la obtención de un resultado exitoso.